RUTINER FÖR MILJÖLEDNING OCH HANTERING AV AVVIKELSER BELLALITE AB
Kompletterande dokument till BELLALITEs Miljöpolicy
1. SYFTE OCH TILLÄMPNING
Detta dokument beskriver BELLALITEs praktiska rutiner för systematiskt miljöledningsarbete. Dokumentet kompletterar BELLALITEs Miljöpolicy och anger konkret hur vi arbetar med miljöfrågor i den dagliga verksamheten.
Rutinerna omfattar:
- Tydlig fördelning av miljöansvar i organisationen
- Identifiering och hantering av miljöavvikelser
- Uppföljning och förebyggande arbete
- Dokumentation och rapportering
2. FÖRDELNING AV MILJÖANSVAR
Miljöarbetet på BELLALITE är organiserat med tydligt ansvar på olika nivåer i organisationen. Alla medarbetare har ansvar för att följa rutinerna och bidra till vårt miljöarbete.
2.1 VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR
Ansvarig: VD
Ansvar:
- Övergripande ansvar för miljöarbetet
- Säkerställa att resurser avsätts för miljöarbetet
- Godkänna miljöpolicy och miljömål
- Besluta om större miljöinvesteringar
- Ta emot årlig miljörapport och besluta om åtgärder
2.2 OPERATIV CHEF (MILJÖANSVARIG)
Funktion: Operativ chef
Ansvar:
- Samordna och driva miljöarbetet operativt
- Ta emot och hantera rapporterade miljöavvikelser
- Följa upp miljömål och rapportera till VD
- Initiera och koordinera förbättringsåtgärder
- Se till att rutiner följs och uppdateras vid behov
- Kontaktperson för miljöfrågor internt och externt
2.3 EKONOMIAVDELNING
Ansvar:
- Miljörapportering till myndigheter (producentansvar, WEEE, etc.)
- Samla in och sammanställa miljörelaterade nyckeltal
- Följa upp kostnader för miljöåtgärder
- Säkerställa att avtal med transportleverantörer inkluderar miljökrav
2.4 INKÖP OCH LAGER
Ansvar:
- Tillämpa miljökriterier vid val av produkter och leverantörer
- Begära in miljöinformation från leverantörer
- Optimera emballage och minimera förpackningsmaterial
- Säkerställa korrekt avfallssortering i lager
- Hantera returer och elektronikavfall enligt gällande rutiner
2.5 SÄLJARE
Ansvar:
- Informera kunder om produkters miljöegenskaper
- Rekommendera energieffektiva produktalternativ
- Planera tjänsteresor på ett resurseffektivt sätt
- Följa företagets bilpolicy (tankning, service, körvanor)
- Rapportera behov av miljöinformation från leverantörer
2.6 ALLA MEDARBETARE
Ansvar:
- Följa BELLALITEs miljöpolicy och rutiner
- Sortera avfall korrekt (papper, plast, elektronik, restavfall)
- Hushålla med energi (släck belysning, stäng av utrustning)
- Rapportera miljöavvikelser och förslag på förbättringar
- Delta i miljöutbildning vid behov
3. IDENTIFIERING AV MILJÖAVVIKELSER
3.1 VAD ÄR EN MILJÖAVVIKELSE?
En miljöavvikelse är när något i verksamheten inte fungerar enligt våra miljörutiner eller orsakar onödig miljöpåverkan. Det kan vara både akuta händelser och långsiktiga problem.
3.2 EXEMPEL PÅ MILJÖAVVIKELSER
AKUTA AVVIKELSER (hanteras omedelbart):
- Kemikalieutsläpp eller spill
- Farligt avfall felaktigt hanterat
- Elektronikavfall i vanligt avfall
- Läckage från batterier eller vätska
SYSTEMATISKA AVVIKELSER (utreds och åtgärdas):
- Dålig avfallssortering som upprepas
- Onödigt hög energiförbrukning (belysning, uppvärmning)
- Överdriven användning av engångsmaterial
- Produkter levereras med onödigt mycket emballage
- Leverantör saknar miljöinformation för produkter
- Transportörer använder ineffektiva leveransvägar
AVVIKELSER FRÅN LAGKRAV:
- Producentansvar ej uppfyllt
- WEEE-direktivet inte följt
- Produkter innehåller otillåtna ämnen (RoHS)
- Miljörapportering till myndighet uteblir eller är felaktig
4. RAPPORTERING AV MILJÖAVVIKELSER
4.1 VEM SKA RAPPORTERA?
Alla medarbetare ska rapportera miljöavvikelser när de upptäcks. Det är viktigt att rapportera även mindre avvikelser så att vi kan förbättra oss kontinuerligt.
4.2 HUR RAPPORTERAS AVVIKELSER?
- Miljöavvikelser rapporteras till operativ chef (miljöansvarig) via: E-post: stefan.tigerstrom@bellalite.se (märk med 'MILJÖAVVIKELSE' i ämnesraden)
- Direkt kontakt: Till operativ chef muntligt eller via telefon
- På personalmöte: Om avvikelsen är av mer generell karaktär
4.3 VAD SKA RAPPORTEN INNEHÅLLA?
- För att vi ska kunna hantera avvikelsen effektivt behöver rapporten innehålla: • Vad som hänt: Kort beskrivning av avvikelsen
- Var: Plats/område där avvikelsen inträffade
- När: Datum och tid
- Konsekvens: Bedömning av påverkan (liten/medel/stor)
- Eventuella omedelbara åtgärder: Om något redan gjorts
5. HANTERING OCH ÅTGÄRDANDE AV AVVIKELSER
5.1 MOTTAGANDE OCH BEDÖMNING
- När operativ chef tar emot en avvikelserapport:
- Bekräftar mottagandet till rapportören (inom 2 arbetsdagar)
- Bedömer allvarlighetsgrad och prioritet
- Identifierar om akuta åtgärder behövs
- Dokumenterar avvikelsen i avvikelselogg
5.2 KLASSIFICERING AV AVVIKELSER
PRIORITET 1 - AKUT (åtgärdas omedelbart):
- Kemikalieutsläpp, läckage
- Brott mot lagkrav
- Risk för skada på miljö eller personal
PRIORITET 2 - HÖG (åtgärdas inom 2 veckor):
- Upprepade systematiska fel
- Avvikelser som påverkar flera medarbetare/processer
- Risk för framtida lagbrott
PRIORITET 3 - NORMAL (åtgärdas inom 2 månader):
- Enstaka fel utan upprepning
- Förbättringsförslag
- Mindre avvikelser från interna rutiner
5.3 ÅTGÄRDSPROCESS
- Utredning: Operativ chef utreder orsaken till avvikelsen.
- Åtgärdsplan: Bestäm konkreta åtgärder och ansvarig person
- Genomförande: Ansvarig genomför åtgärderna inom satt tid
- Verifiering: Operativ chef kontrollerar att åtgärden fungerat
- Stängning: Avvikelsen stängs när åtgärden är verifierad
5.4 ESKALERING
Om en avvikelse:
- Är allvarlig och/eller kräver stora resurser
- Bryter mot lagkrav
- Riskerar att påverka verksamheten negativt
...eskaleras ärendet från operativ chef till VD för beslut om åtgärder.
6. DOKUMENTATION OCH UPPFÖLJNING
6.1 AVVIKELSELOGG
Operativ chef för en enkel avvikelselogg (Excel/digital lista) som innehåller:
- Löpnummer
- Datum för rapportering
- Beskrivning av avvikelsen
- Prioritet (1/2/3)
- Ansvarig för åtgärd
- Åtgärder som vidtagits
- Status (öppen/pågående/stängd)
- Datum för stängning
6.2 ÅRLIG UPPFÖLJNING
Operativ chef sammanställer årligen (senast 30 juni):
- Antal rapporterade avvikelser
- Typ av avvikelser (kategorisering)
- Genomförda åtgärder
- Återkommande problem som kräver systematisk åtgärd
- Förbättringsförslag för kommande år
Sammanställningen presenteras för VD och ledningsgrupp som underlag för att revidera miljömål och prioritera förbättringsåtgärder.
6.3 KVARTALSVIS GENOMGÅNG
Operativ chef gör en kort genomgång av avvikelser varje kvartal för att identifiera trender och behov av snabbare åtgärder.
7. FÖREBYGGANDE ARBETE
Förutom att hantera uppkomna avvikelser arbetar BELLALITE förebyggande för att undvika miljöproblem:
7.1 INFORMATION OCH UTBILDNING
- Alla nyanställda får information om BELLALITEs miljöpolicy och rutiner
- Miljöfrågor tas upp på personalmöten minst en gång per år
- Specifik utbildning ges vid behov (t.ex. hantering av farligt avfall, energibesparing)
- Uppdaterad information om avfallssortering finns synlig i lokaler
7.2 RISKANALYS
- Operativ chef genomför årligen en enkel miljöriskanalys som identifierar:
- Potentiella miljörisker i verksamheten
- Nya lagkrav som kan påverka verksamheten
- Områden där förbättringar behövs
7.3 RUTINER OCH CHECKLISTOR
För att underlätta rätt hantering finns enkla checklistor och rutiner för:
- Avfallssortering (vad går var)
- Hantering av elektronikavfall
- Energibesparing (dagliga rutiner)
- Val av miljövänliga produkter vid inköp
7.4 FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG
Alla medarbetare uppmuntras att komma med förslag på förbättringar.
Förslag kan lämnas till:
- Operativ chef (direkt)
- Via e-post till info@bellalite.se
- På personalmöten
Alla förslag tas emot positivt och utvärderas. Genomförbara förbättringar implementeras efter beslut.
8. KONTAKTINFORMATION
Vid frågor om miljöarbetet, för rapportering av avvikelser eller förslag på förbättringar:
Stefan Tigerström
Operativ chef (Miljöansvarig)
E-post: stefan.tigerstrom@bellalite.se
Telefon: 010-47 00 202
Detta dokument kompletterar BELLALITEs Miljöpolicy och utgör en del av företagets systematiska miljöledningsarbete.